Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Графики отпусков на 2023 год: как правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пошаговая инструкция формирования:
- Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
- Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
- Заполнение утвержденной формы.
- Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
- Этап утверждения руководителем.
- Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Обязателен ли график отпусков
Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).
График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Как утвердить график отпусков
Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.
Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.
Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.
Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:
1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.
Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.
2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.
Для чего нужен и кому график отпусков?
К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.
Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.
Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.
Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:
- от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
- 30-50 тысяч рублей для организации.
Кто имеет право на отпуск в удобное время?
Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:
- один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
- супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
- работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
- Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
- почетные доноры;
- лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
- сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.
Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).
Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7
Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.
Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.
В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.
Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.
После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.
График отпусков – обязательно составлять или нет?
В ст. 123 ТК РФ, полностью посвященной регулирования очередности предоставления оплачиваемых отпусков, конкретно и дословно не указано, что такой график обязателен, какие предусмотрены меры ответственности за его отсутствие. В Кодексе об административных правонарушениях график отпусков также отдельно не упоминается. Однако в нем есть ст. 5.27 КоАП РФ, которую можно толковать очень широко. Она определяет наказание за нарушение норм трудового законодательства в целом.
Из текста ст. 123 ТК РФ, в котором установлено, что очередность предоставления отпусков определяется по обязательному для сторон трудового контракта графику отпусков, однозначно делается всеми контролирующими органами вывод, что законодатель императивно указал на обязательность составления такого документа работодателем. В случае его отсутствия работодателю грози штраф по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Из этой же нормы можно выделить определение графика – это документ, в котором определены даты очередного оплачиваемого отпуска всех штатных сотрудников предприятия.
График отпусков обязателен для каждого работодателя, независимо от формы собственности, а также организационно-правовой формы предприятия, правового статуса работодателя (ИП или юрлицо).
Этап 1. Определите сотрудников, которых нужно и не нужно включать в график
Начнем сразу с исключений. В график отпусков не включают сотрудников, с которыми заключен трудовой договор на срок до шести месяцев. Если срок трудового договора превышает этот период, то для таких работников действуют общие правила. Важно не забыть и про тех, кто временно не работает в компании. К ним относятся сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, на длительном больничном или в отпуске без сохранения заработной платы. Также есть особые категории лиц, для которых даты отпуска формируются с учетом их пожеланий. В этом случае необходимо заранее уточнить, какой период для них является предпочтительным, и после этого внести их в общий график.
Внешних и внутренних совместителей также включите в график. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.
Что нужно знать про график отпусков
График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (скачать бланк графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.
Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.
Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.
Также, имея график отпусков:
- недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
- своевременно выплачиваются отпускные.
В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).
Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.
Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.
График отпусков на новых сотрудников
Как было отмечено выше, при приеме новых сотрудников можно внести дополнения в уже утвержденный график. В законодательстве не прописан порядок действий в этом случае.
Разберем 2 практических варианта, которые можно использовать без нарушения ТК РФ.
Первый и самый простой способ – это к ранее утвержденному графику сделать приложение. В данное приложение добавить новых сотрудников. И делать так можно в течение года несколько раз – при приеме новых сотрудников, у которых возникнет право на отпуск.
Второй способ не предполагает внесение изменений в ранее утвержденный график отпусков. Если у работника, принятого в данную компанию и у которого не утверждены даты отпуска в графике, возникает желание отдохнуть, он пишет заявление. Если с работодателем удается договориться, работник идет в отпуск. Если нет – продолжает работать, т. к. отсутствие на рабочем месте может быть расценено как прогул.
Зачем нужен график отпусков в 2023 году
Важно! Срок утверждения графика отпусков на 2023 год – 19 декабря 2022 года. Это крайняя дата, график можно утвердить раньше.
За нарушение норм трудового законодательства придется платить штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Цена вопроса – 30 – 50 тысяч рублей.
Во-вторых, график поможет обеспечить непрерывность производства. Руководители подразделений, зная, кто и когда идет отдыхать, могут заранее обеспечить подмену временно выпадающим сотрудникам.
В-третьих, документ поможет избежать возможных конфликтов и напряженности в коллективе. Работники будут заранее готовиться к отдыху, не будет споров по поводу сроков и длительности отпусков.
В-четвертых, график нужен кадровикам и бухгалтерам. Специалисты будут знать, когда оформлять отпускные документы, а бухгалтерия вовремя рассчитает и выдаст отпускные.
Кто вправе оформить отпуск вне графика на 2023 год
Право на оплачиваемый отдых в соответствии со статьей 122 ТК РФ (Трудового Кодекса России) у сотрудника появляется при официальном трудоустройстве и после того, как пройдет полгода работы. В дальнейшем отпуск предоставляется в порядке очереди, согласно графику отпусков.
Вместе с тем, согласно действующему ТК РФ, некоторые сотрудники могут выбрать удобное время для отдыха. Кому эта гарантия положена согласно закону:
- сотрудникам с тремя или более детьми, не достигшими совершеннолетия (если младший из детей не достиг 14 лет);
- лицам, которые были отозваны из ежегодного отпуска;
- женщинам по беременности и родам, уходу за ребенком;
- лицам, не достигшим совершеннолетия;
- лицам, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет;
- почетным донорам России;
- гражданам с перенесенной лучевой болезнью, пострадавшим в результате катастрофы в Чернобыле;
- инвалидам боевых действий.
Планирование отпусков
Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.
При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.
В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».
Что нужно знать про график отпусков
График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (скачать бланк графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.
Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.
Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.
Также, имея график отпусков:
- недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
- своевременно выплачиваются отпускные.
В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).
Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.
Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.