Первичные документы в бухгалтерском учёте в 2023

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Как формируется документация

Порядок оформления первичных документов в бухгалтерском учёте, отражённый в ФЗ о «Бухгалтерском учёте» и самостоятельно составленный, предусмотрен в специальной политике. Формы бланков после разработки и принятия могут постепенно обновляться или дополняться, поскольку не являются статичными.

Значимую роль играет момент даты подписания лицом, совершающим сделку или операцию, либо оформившим событие. За это отвечает сторона поставщика в момент совершения хозяйственной деятельности или позже. Данные отражаются на бумажных и на физических носителях с простановкой ЭП.

Не менее важно понятие оправдательного документа, в котором отражено сообщение относительно факта с включением реквизитов. Здесь можно выделить фиксацию гражданско-правовых отношений субъекта экономики с сотрудниками, контрагентами, госорганами или при управлении экономическими подразделениями.

Оправдательный формат отличается следующими особенностями:

• не направлены на формирование фактов хозяйственной жизни и в них нет строгих реквизитов;
• идентификация не содержит информацию для проведения учёта;
• не предназначены для первичного учёта, но содержат необходимые реквизиты.

Требования к документам на электронных носителях

Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.

Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязанностью организации является хранение в течение 4 лет после передачи отчётности в ФНС.

По завершении используются простая и усиленная ЭП. Но, согласно практическому опыту, требований НПА и ГОСТ, рекомендуется квалифицированная усиленная. Определение видов подписи предусмотрено соглашением экономических составляющих участников взаимодействия. Корпоративная система регулируется, согласно закону «Об электронной подписи». Использование ЭП в подобных системах установлено оператором системы или соглашением среди участников.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Правила заполнения первичной документации

Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:

• В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
• Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
• «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
• Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
• Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.

Электронные документы и регистры

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

После истечения установленного срока хранения можно уничтожать документ, так как более он не нужен, и лучше освободить пространство.

Уничтожение также нужно проводить по установленным правилам. Нельзя просто взять бумагу, порвать его и бросить в мусорную корзину.

Следует назначить экспертную комиссию, которая:

• проведет проверку документации,
• отберет ту, по которой вышел срок хранения, и оформит их перечень,
• составит акт об уничтожении;
• упакует бумаги в специальную папку;
• оформит накладную на утилизацию.

Далее ненужная документация уничтожается своими средствами или силами сторонних компаний.

Способы уничтожения документов:

• сжигание;
• измельчение;
• химическая утилизация.

Согласно Методическим рекомендациям Минфина (утв. приказами Минфина № 52н и № 61н), неотъемлемой частью некоторых форм являются листы согласования, ознакомления и голосования.

Например, лист голосования нужно оформлять к формам:

• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф.0510440);
• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф.0510445);
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Лист согласования входит в состав форм:

• Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств (ф. 0510433);
• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (0510436);
• Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837).

Как хранить бухгалтерские документы

В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.

Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.

Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).

Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.

Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.

Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).

Давайте перестанем путаться в терминологии!

В профессиональном сообществе скептически относятся к методу прямого перевода в процессе подготовки стандартов ИСО, который был применен и при подготовке стандартов на основе ИСО 30300 и ИСО 30301. Его всегда оправдывают актуальностью, необходимостью быстро преодолеть научно-техническое отставание и внедрить в отечественную практику зарубежные передовые технологии. Но язык стандартов по управлению документами, зачастую понятный сугубо профессионалам, из-за несоответствия управленческой и делопроизводственной терминологии играет свою отрицательную роль. Стандарты серии ИСО 30300 являются безусловно актуальными в условиях цифровизации управления, но они должны быть:

• изложены в форме, доступной пониманию руководителей и всех сотрудников организации, и
• адаптированы не только с языком, но и с предметной сущностью действующих отечественных нормативных правовых актов в сфере делопроизводства.

Серия ИСО 30300 разрабатывается в статусе стандартов на системы управления / системы менеджмента (ССУ или ССМ) и представляет собой такую же комплексную и взаимосвязанную совокупность нормативно-технических требований, как и стандарты систем менеджмента качества ИСО 9000, менеджмента информационной безопасности ИСО 27000 и экологического управления ИСО 14000. О менеджменте качества и системе информационной безопасности знает и заботится руководство большинства организаций в рамках стратегического управления, предотвращения рисков и обязанности соответствовать требованиям действующего законодательства. А когда решаются вопросы автоматизации работы с документами, руководители упорно сосредотачиваются на техническом аспекте внедрения информационной системы (условной СЭД), компьютерах, операционных системах и подвержены влиянию фактической рекламы возможностей той или иной информационной системы. Инвестиционные решения, например финансирование проекта СЭД, слишком часто основываются на мнении ИТ-директора и рекламе, обещающей «чудеса» автоматизации, которых не бывает без анализа ключевых процессов в организационных процедурах и основной бизнес-деятельности.

Для анализа ГОСТ Р ИСО 30302-2022 и понимания возможностей его применения необходимо усвоить основные термины и определения, закрепленные в первом стандарте на системы СУД – в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 (далее приведем определения из п. 3.4 и в скобках свои комментарии к ним):

• система управления – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов организации для установления политики организации и целей, а также процессов для их достижения (недостатки перевода проясняет одно из примечаний об элементах системы; на самом деле это – организационная структура, функции и распределение ответственности, планирование, функционирование, т.е. деятельность и т.п.; все эти элементы давно известны нам как организационные основы делопроизводства);
• система управления документами (СУД) – система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов (это прежде всего организационная система и системная реализация новой общей функции управления документами, в рамках которой необходимо планирование, финансирование, выделение ресурсов, контроль и оценка эффективности, развитие и совершенствование; именно поэтому в наименовании разделов стандарта отражены управленческие понятия и термины);
• управление документами – область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов,…

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Похожие записи:

• О правилах возврата и обмена технически сложного товара
• Как получить налоговый вычет за квартиру в 2023 году
• На третьего ребенка что дают в 2023 в ХМАО