Аутсорсинг персонала: важная информация для работодателей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аутсорсинг персонала: важная информация для работодателей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Говоря простыми словами, аутсорсинг — это передача отдельных задач стороннему исполнителю. Например, строительная компания, которая часто нанимает на работу иностранных граждан, может взять в штат отдельного специалиста по кадрам разбирающегося в миграционном законодательстве. А может отдать функцию оформления бумаг на мигрантов аутсорсинговой компании, специализирующейся на подобной деятельности. Это позволит сэкономить на зарплате, так как оплачиваться будет услуга, а не часы работы. Не нужно будет платить налоги и взносы на еще одного сотрудника, или терять УСН, расширяя штат за пределы сотни человек. Еще один вариант — обратиться в аутстаффинговую фирму, о чем мы писали в одной из наших статей.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг кадров отличается от аутстаффинга тем, что при такой форме сотрудничества, компания платит за полученный результат, а при аутстаффинге — “арендует” время сотрудника сторонней организации.

На аутсорсинг чаще всего отдаются бухгалтерия, кадровое делопроизводство, юридические функции, логистика, охрана, клининг, производственные процессы, IT и т.д.

Как выбрать внешнего исполнителя функций отдела кадров

Перед тем как решиться на кадровый аутсорсинг, собственник предприятия должен для себя понять, что он хочет получить в итоге. Именно ответ на этот вопрос дает полное понимание, того, какие функции необходимо возложить на внешнюю компанию.

Если, нет желания отдавать на аутсорсинг решение стратегических вопросов, связанных с персоналом, то имеет смысл начать сотрудничество с партнером на условиях аутсорсинга кадрового делопроизводства, а в дальнейшем передать функцию начисления оплаты труда. В этом случае специалисты компании освобождаются от рутины и могут заняться более важными вопросами, к примеру, разработкой мотивационной программы, заняться оцениваем персонала.

Если основная цель – разработка и внедрение мотивации, обучение и повышение лояльности к компании, то лучше обратиться в консалтинговую фирму. Для начала компания проведет оценку состояния дел с персоналом, а затем предложит семинары или тренинги, мероприятия по командообразованию и обучению.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Плюсы:

1. Экономическая выгода. Компании-заказчику не нужно содержать собственный штат работников, платить им зарплату, оформлять соцпакет, обучать персонал и прочее. Давайте следовать принципу А. Лаффера: «Каждый доллар, который мы тратим на аутсорсинг, тратится на наши товары или реинвестируется в наш рынок».
2. Профессионализм. Если грамотно подойти к выбору компании-аутсорсера, то вы получите работу, выполненную опытными узкими специалистами. При этом у них в распоряжении будут все необходимые инструменты для работы. Генри Форд еще в 30-х годах прошлого столетия говорил: «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, то нет смысла делать это вообще; такую работу мы должны передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом».
3. Компания-заказчик снижает затраты на персонал и направляет свои ресурсы на решение других важных проблем: расширение производства, улучшение качества продукции или оказываемых услуг.
4. Договор. Заключение контракта сводит риски сотрудничества к нулю.

Минусы:

1. Вероятность, что услугу выполнят некачественно. В результате ошибок компания может потерпеть убытки. Однако этот риск остается даже при выполнении задач штатными сотрудниками.
2. Руководитель не может влиять на работу сотрудников аутсорсинга.
3. Риск утечки информации. «ТрейдБанк» обратился в стороннюю организацию, чтобы программисты повысили безопасность хранения данных клиентов. В итоге недобросовестная компания-аутсорсер украла клиентскую базу и продала новому банку. Теперь он назойливо звонит клиентам «ТрейдБанк». Это привело к оттоку клиентов и удару по репутации «ТрейдБанка».
4. Сложность в выборе организации. Услуги аутсорсинга предоставляет большое количество компаний, поэтому выбрать наиболее ответственных и квалифицированных иногда очень сложно.

Прежде чем продолжить рассматривать разные аспекты бухгалтерского аутсорсинга, следует дать определение понятию.

Итак, бухгалтерским аутсорсингом принято называть процесс передачи полномочий по ведению всех вопросов, связанных с бухгалтерией организации.

Иными словами, руководству компании больше не нужно бояться проверок налоговой, искать компетентных бухгалтеров и устраивать им проверки. Всю основную работу, связанную с финансово-отчётной деятельностью берёт на себя сторонняя организация. Как правило, в такой фирме работают исключительно профессионалы, имеющие богатый опыт за плечами.

Любопытно, что слово пришло к нам от английских юристов, и оно состоит из двух слов (out sourse). Говоря дословно, термин переводится как «внешний источник» и хорошо отражает суть всего процесса.

Полная передача бухгалтерии специализированной компании шаг довольно-таки ответственный. Предприниматель должен убедиться, что перед ним действительно проверенная временем организация, которая способствует повышению эффективности её работы и ни в коем случае не навредить бизнесу.

На сегодняшний день можно выделить основные требования, которым должен соответствовать бухгалтерский аутсорсинг:

• Компания по бухгалтерскому аутсорсингу должна иметь опыт работы и просуществовать на рынке аутсорсинга не менее нескольких лет;
• Наличие подтверждающих документов об уровне квалификации работников организации;
• Наличие постоянного офиса, «живого» сайта;
• Подписываемый двумя сторонами договор должен быть максимально детальным, с прописанными условиями сотрудничества;
• Солидная компания всегда оглашает предварительную сумму, которую клиент должен заплатить за те или иные услуги, при этом никогда не берёт деньги наперёд;
• Наличие положительных отзывов о работе компании;
• Возможность удалённой работы, выезда в офис клиента;
• Компания обязана дать предварительную консультацию, обозначив будущий фронт работ.

Совокупность перечисленных факторов позволяет выявить портрет идеальной компании по бухгалтерскому аутсорсингу. Доверить дела компании сторонней организации крайне серьёзный шаг, к которому следует прийти, взвесив все «за» и «против».

Прежде чем обращаться к специалистам, следует понимать, какой объём работ они способны взять, какими функциями наделены фирмы по аутсорсингу. Часто возникают ситуации, когда предприниматель мало знаком с деятельностью подобных организаций и смутно представляет, какие конкретно обязанности можно возложить на плечи специалистов.

Предлагаем рассмотреть ключевые функции бухгалтерского аутсорсинга:

1. Сотрудничество с банковскими организациями, подготовка отчётности и оплата по счёту;
2. Составление отчётности разных уровней и подача её в контролирующие инстанции;
3. Пересмотр бухгалтерской стратегии компании в сторону снижения налоговой нагрузки в рамках законодательной базы;
4. Подготовка отчётности и расчёт зарплат, больничных, отпусков, пособий;
5. Действие от имени клиента перед контролирующими органами;
6. Сопровождение клиента при проверках.

Это далеко не полный список функций, выполняемых аутсорсинговыми компаниями, занимающимися бухгалтерскими вопросами. Мы привели наиболее распространённые варианты деятельности специалистов, востребованные среди предпринимателей разного уровня.

Когда и кому необходим

Вопрос относительно рациональности аутсорсинга каждое предприятие решает индивидуально. Для каких задач и когда к работе можно привлечь стороннего специалиста:

• для выполнения краткосрочной задачи, имеющий разовый характер, когда нужна команда специалистов, которых нет в штате фирмы. Например, необходима разработка мобильного приложения и чат-бота для супермаркета. Так вот в этом случае оформлять официально по трудовому договору программиста и его команду не стоит. Достаточно обратиться в аутсорсинговую компанию и подобрать сотрудников.
• для выполнения небольшого ряда задач и функций, имеющих системный характер. Например, индивидуальному предпринимателю или небольшой фирме незачем нанимать бухгалтера, поскольку объем проводимых операций и документооборот достаточно небольшой. Им вполне достаточно один раз в месяц передавать на сторону всю первичную документацию, чтобы внештатный бухгалтер мог систематизировать информацию и подготовить промежуточные отчеты.
• для решения кадровых вопросов по подбору персонала. При небольшой текучести кадров и постоянной деятельности необходимость в новых сотрудниках весьма небольшая. Зачем, например, фирме менеджер по подбору персонала, который будет выполнять свои функции 1–2 раза в квартал, если достаточно воспользоваться услугами кадрового агентства.

Это не значит, что воспользоваться аутсорсингом персонала можно только для выполнения каких-то временных функций. Абсолютно нет. Юридические и бухгалтерские услуги могут предоставляться на постоянной системной основе.

• Какие виды аутсорсинга популярны в России:
• Сотрудники бухгалтерской сферы, налогообложения и юристы оформляются для выполнения определенного спектра задач.
• Строительный и рабочий персонал. Фирма нуждается в уборщицах, плиточниках, малярах, охранниках. При этом такие работники могут выполнять как разовую, так и постоянную работу. Как правило, они приходят на место своего трудоустройства со своим инструментом, техникой, инвентарем.
• Персонал склада. Для обеспечения нормальной работы склада и вспомогательных подразделений в найм оформляются грузчики, операторы набора, охранники, водители электропогрузчика.
• Сотрудники кол-центров. Малая доля фирм готовы содержать в своем штате сотрудников кол-центра, которые систематически отвечают на вопросы клиентов, проводят опрос и другие подобные функции.
• ИТ-специалисты, выполняющие те задачи, которые перед ними ставят менеджеры и другие сотрудники фирмы.

Преимущества и эффективность аутсорсинга

Многие владельцы бизнеса полагают, что аутсорсинг им не по карману. Почему-то в обществе бытует мнение, что услуги сторонних компаний – это дорого. Но по факту это не так. Статистика и реальная практика доказывают, что экономическая эффективность от данного процесса высокая.

Как пример бухгалтерское обслуживание консалтинговой фирмой позволяет:

• минимизировать издержки на оплату главного бухгалтера, стоимость которого на рынке труда достаточно высока. Помимо этого, бухгалтеру нужно выплачивать премию, давать отпуск, предоставлять лицензированные программные продукты, канцтовары, офисную технику. Дополнительно не забываем о коммунальных платежах, оборудовании офиса.
• минимизировать затраты на оплату штрафных санкций и прочих платежей. Консалтинговая фирма гарантирует 100 % результат и полную материальную ответственность. Поэтому при выявлении какого-то факта нарушения фирма-заказчик сможет получить компенсацию.
• повысить эффективность коммерческой деятельности. Благодаря квалифицированному эксперту компания может оптимизировать деятельность, снизить издержки, применить налоговые льготы, законные методы снижения налогооблагаемой базы.

Помимо этого, аутсорсеры не уходят в отпуск, на больничный, обучение и т. д. И если конкретный человек заболеет и не сможет закончить выполнение задачи, то на его замену предоставят аналогичного специалиста.

В целом преимущества аутсорсинга следующие:

• экономическая эффективность;
• мобилизация ресурсов;
• повышение качества конечного продукта или услуги;
• оптимизация коммерческой деятельности;
• снижение расходов предприятия;
• гарантия 100 % результата.

Компании по аутсорсингу человеческих ресурсов

Бесспорно, самым важным активом компании являются человеческие ресурсы. Любая фирма, которая хочет добиться успеха и развиваться с течением времени, должна эффективно этим управлять. Тем не менее, управление массой административных дел, связанных с персоналом, может потребовать много времени и ресурсов для любой фирмы.

В частности, малые предприятия могут пострадать из-за нехватки времени и ресурсов. Будучи перегруженными деятельностью, связанной с персоналом, такие предприятия часто с трудом достигают своих основных целей, участвуя в ряде сложных процессов, включая расчет заработной платы, подбор персонала и т. д.

Как правило, для выполнения этих обязанностей на регулярной основе создается отдел кадров. Однако в последние годы «аутсорсинг» стал лучшим, более экономичным и быстрым вариантом.

Ваша организация может делегировать все административные задачи отдела кадров профессиональным аутсорсинговым компаниям. Когда у вас есть надежная служба HR-консалтинга, вы можете сосредоточиться на вещах, которые действительно важны для вашей компании. Вот компании, которые часто признаются одними из ведущих аутсорсинговых служб, работающих в настоящее время.

Когда и кому необходим аутсорсинг кадрового учета?

В России услугами аутсорсинга первоначально пользовались крупные международные компании, не обладавшие в достаточной мере знаниями российского законодательства и желавшие минимизировать финансовые и трудовые риски. В настоящее время аутсорсинг используют, как международные, так и российские компании. Компании могут быть как крупными, так и небольшими.

Для крупных компаний главной причиной привлечения аутсорсинговой компании может служить желание оптимизировать рабочее время и уделить внимание стратегических вопросам, а рутинную деятельность передать компетентным специалистам.

Для небольших компаний проблема может возникнуть как в недостаточной компетенции сотрудника, занимающегося кадровым учетом, так и в недостаточной загрузке такого специалиста. Лучшим, а зачастую и более оптимальным в финансовом отношении решением, может быть привлечение аутсорсингового специалиста.

Выгоды от аутсорсинга кадрового учета.

К выгодам аутсорсинга кадрового учета можно отнести:

• Снижаются риски в области трудовых правоотношений и появляется возможность их возмещения.
• Кадровым учетом занимаются профессионалы, которые гарантируют корректность и прохождение проверок контролирующих органов; Любые запросы из контролирующих органов, касающиеся кадрового учета, быстро и корректно обрабатываются специалистом аутсорсинговой компании;
• Снижаются расходы компании (сокращается фонд заработной платы и операционных расходов для специалиста по кадровому учету), повышается эффективность и прозрачность кадрового учета;
• Уменьшается штат, что влечет за собой снижение налоговой нагрузки;
• Снижаются затраты за материальное и техническое обеспечение. Это подразумевает под собой отсутствие необходимости в приобретении специализированного программного обеспечения;
• Кадровым учетом занимаются профессионалы, которые работают объективно и беспристрастно, за счет того, что не находятся внутри компании. Любые конфликтные взаимодействия с работающими либо уволенными сотрудниками переходят в ответственность специалиста аутсорсинговой компании;
• Оптимизируется процесс кадрового учета компании и высвобождает время как основного руководителя, так и топ-менеджмента компании в целом.

Бизнес в Европе и аутсорсинг услуг

Опыт стран с давней историей развития бизнеса подсказывает, что эффективность зависит не столько от постоянного присутствия сотрудника на рабочем месте, столько от уровня его профессионализма и мотивации выполнять работу качественно. Сейчас среди европейских стран (Нидерланды, Дания, Финляндия) наметилась тенденция к сокращению рабочей недели до 4 дней, чтобы повысить мотивацию сотрудника и предоставить ему время для личного саморазвития. Тем самым работодатель не только не стремится удержать сотрудника на рабочем месте, но и заботится о его состоянии здоровья, психологическом благополучии, развитии. От такого работодателя и уходить самому не захочется. Поэтому вопрос привлечения персонала на аутсорсинг или по трудовым договорам должен решаться в пользу профессионалов, а не контроля за использованием ими рабочего времени.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.

• Получение результата от бизнес-процессов без управления ими. Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.

• Привлечение компетентных специалистов. Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.

• Экономия на трудовых ресурсах. Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.

• Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда. Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.

• Рост эффективности основной деятельности. Избавиться от выполнения непрофильных функций — значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.

• Сохранение юридического статуса компании. Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.

• Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство. Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.

• Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами. Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.

• Исключение споров и разногласий с персоналом. Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.

• Исключение проблем с государственными службами. Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.

• Контрактная форма отношений. Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.

• Оплата за результат. Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.

• Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство — предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.

Проблема 1: неравномерная нагрузка в малых, средних и крупных фирмах

Допустим, в организации есть 1 специалист по кадровому учёту – и в штатном режиме работы компании его вполне хватает, но объем работы может резко возрасти. Например: открывается новый филиал, в компании начинает работу новый отдел, или наоборот, в связи с кризисом руководство компании принимает решение о сокращении персонала и т.д.

Ситуаций, в которых нагрузка на специалистов отдела кадров возрастает в несколько раз достаточно много – и все они требуют решения.

Можно нанять ещё несколько сотрудников в кадровый отдел для равномерной нагрузки на специалистов отдела кадров, но, когда ситуация разрешится, в них не будут нуждаться до следующего подобного “кризиса”. А держать специалистов, которые в штатном режиме будут работать с нагрузкой в 50 % от нормы, просто ради «запаса прочности», не принося компании пользу – это нерационально.

Минусы кадрового аутсорсинга

Как и любое внешне привлекательное предложение, вместе с очевидными плюсами аутсорсинг имеет определенный набор минусов, оценить риски от которых необходимо заранее, до заключения договора. Перечень таких недостатков включает следующие пункты:

• Опасность некачественного решения поставленных задач. Репутация и опыт работы говорят о многом, но фактически в достоверности утверждений компании можно убедиться лишь по окончании сотрудничества.
• Отсутствие понимания корпоративного стиля. Нюансы этики и взаимоотношений внутри коллектива и с партнерами необходимо донести до сторонних исполнителей заранее, на стадии согласования условий контракта.
• Опасность утечки важной коммерческой информации и личных данных. Конфиденциальность — главная проблема современного общества. Опасаясь рисков, связанных с незаконным использованием важных сведений или возможной передачей их третьим лицам, нужно досконально прописать в договоре права и обязанности компании в части разглашения информации.
• Зависимость результата от профессионализма других людей. Отношения на доверии неизменно приводят к убыткам. Гарантия защиты — наличие раздела о материальной ответственности сторон за нарушение условий соглашения.
• Отсутствие контроля и рычагов управления. Арендованные сотрудники и подразделения не входят в штат компании заказчика, поэтому не обязаны подчиняться приказам ее руководства. Решение проблемы — присутствие персонального менеджера по аутсорсингу, который отвечает за связь заказчика с аутсорсерами.
• Риск ухода от ответственности за счет недостатков правовой базы в отношении новых способов управления. Неблагонадежность компаний, которые специализируются на услугах по аутсорсингу кадров, или их банкротство могут привести к продолжительным судебным разбирательствам. Фактическое качество работы аутсорсингового агентства можно оценить только по отзывам реальных клиентов.

Регулирование взаимоотношений на рынке аренды труда выполняется на основе специального договора аутсорсинга. Правовое регулирование отношений подобного типа отсутствует, тем не менее процедура подготовки и оформления контракта требует тщательной подготовки.

При составлении документа с максимальной детализацией должны отражаться:

• квалификационные требования к персоналу;
• временные рамки по предоставлению и замене работников;
• процедуры вхождения и выхода из проекта, непосредственно исполнения трудовых функций;
• ответственность стороны-исполнителя за качество труда предоставленных сотрудников;
• соблюдение приватности (коммерческой тайны), неразглашение конфиденциальных сведений;
• штрафные санкции (к примеру, при досрочном расторжении соглашения).

Положения, касающиеся вознаграждения за результаты деятельности, должны формулироваться с учетом НК РФ (раздел V). Нужно указывать стоимость услуг исполнителя в денежном выражении, включая пункт о НДС. Изменение размера платы при изменении объема услуг фиксируется дополнительным соглашением к договору.

В ст. 779 и 781 ГК РФ указывается на обязательное отражение в договорах обязанности исполнителя по оказанию услуг по заявке заказчика (в детализированном виде) и обязанности заказчика по оплате услуг исполнителя.

В тексте договора должна использоваться терминология Налогового и Гражданского Кодексов РФ. В качестве основы при заключении сделки рекомендуется использовать договора по возмездному оказанию услуг, требования к которым изложены в ГК РФ (ст. 39, ст. 779).

Какие компании по кадровому аутсорсингу самые актуальные

• Компания «Talent Pool» работает в течение значительного количества времени, имеет очень значительную популярность и востребованность. В процессе работы используются инновационные методики, сотрудники – опытные и высококвалифицированные специалисты, которые способны работать на профессиональном уровне. Сотрудничество с такой компанией подарит удобный сервис и максимально оперативное реагирование на любые проблемы. Высокий уровень результативности и низкие параметры цены;
• Компания «Правомочие» предоставляет широкий ассортимент услуг, начиная от поставки кадров, заканчивая качественной юридической помощью. Обеспечивает полное ведение кадрового дела, предлагает услуги составления договоров, расписания, различной документации бухгалтерского характера. Отметим, что данная компания имеет страховку профессиональной ответственности, что предоставляет дополнительные гарантии высококачественного сервиса обслуживания;
• Компания «Staff Energy» предоставляет своим клиентам возможность быстрых решений в кадровых вопросах любой сложности и любой срочности. Специалисты компании – высококвалифицированные профессионалы, чтобы воспользоваться их услугой нужно просто осуществить заполнение специализированного заявления на сайте. Также можно встретиться со специалистами лично, чтобы детально обсудить все важные моменты и нюансы предстоящего сотрудничества;

Похожие записи:

• Как получить налоговый вычет за квартиру в 2023 году
• Налог с продажи квартиры-2023: кому и как его платить в следующем году?
• Увольнение на испытательном сроке в 2023 году