Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишки и недостачи имущества в казенном учреждении: оформление и учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
В соответствии с п. 6 ФСБУ «Обесценение активов»[4] в рамках годовой инвентаризации проводится анализ наличия признаков обесценения активов (далее – тест на обесценение).
Тест на обесценение не проводится в отношении запасов, финансовых активов (п. 3 ФСБУ «Обесценение активов») и прав пользования активами (Письмо Минфина РФ № 02-06-07/2736, Федерального казначейства № 07-04-05/02-932 от 21.01.2019).
При выявлении инвентаризационной комиссией признаков обесценения по объектам основных средств, нематериальных или непроизведенных активов определяется их справедливая стоимость и рассчитывается убыток от обесценения.
Справедливая стоимость актива рассчитывается с применением метода рыночных цен либо метода амортизированной стоимости замещения (п. 11 ФСБУ «Обесценение активов»). Порядок применения данных методов предусмотрен в п. 54 – 56 ФСБУ «Концептуальные основы»[5]. Учреждение использует тот метод, который позволяет наиболее достоверно оценить справедливую стоимость актива.
Одновременно при принятии решения об определении справедливой стоимости комиссией оценивается необходимость корректировки в отношении актива оставшегося срока его полезного использования (п. 13 ФСБУ «Обесценение активов»).
Если по результатам анализа выявленных признаков обесценения актива инвентаризационной комиссией принимается решение об учете актива на забалансовых счетах, в дальнейшем проведение теста на обесценение такого актива (определение справедливой стоимости) не осуществляется (п. 14 ФСБУ «Обесценение активов»).
В бухгалтерском учете убыток от обесценения актива признается, когда остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату превышает его справедливую стоимость за вычетом затрат на выбытие такого актива.
В отношении недвижимого и особо ценного движимого имущества, приобретенного автономным учреждением за счет средств учредителя, решение комиссии о признании убытка от обесценения подлежит согласованию с собственником имущества (п. 15 ФСБУ «Обесценение активов»).
Расчет убытка осуществляется следующим образом: остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату уменьшается до его справедливой стоимости, определенной согласно решению инвентаризационной комиссии (комиссии по поступлению и выбытию активов), за вычетом затрат на выбытие такого актива, но не более остаточной стоимости актива на годовую отчетную дату. При расчете учитываются особенности признания убытков от обесценения, предусмотренные п. 16, 17 ФСБУ «Обесценение активов».
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.
Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина №49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:
- Установить степень ответственности каждого причастного лица.
- Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
- Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
- Выявить причины излишков или недостачи.
- Получить пояснения по факту недостачи.
Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:
- размер недостачи в денежном выражении;
- естественная убыль, допустимая для компании;
- рыночная и балансовая стоимость товара, а также разница, выведенная между ними.
После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:
- акт инвентаризации товара, находящегося в пути;
- опись принятого товара, который хранится в торговом зале или на складе;
- сличительная ведомость.
Взыскание недостачи с виновных лиц
Для того, чтобы с виновных лиц было возможно списать недостачу, должны соблюдаться некоторые правила:
- Данный процесс возможен только в том случае, если с виновным лицом подписан договор о материальной ответственности.
- Ответственность сотрудника может быть полной или частичной. В зависимости от этого и будет определяться сумма взыскания.
В некоторых случаях взыскать с виновного лица денежные средства можно только через суд. К ним относят следующие:
- возврат недостачи в случае увольнения виновного сотрудника, так как из зарплаты удержать денежные средства будет невозможно;
- работник отказывается от возмещения убытка, не согласен с суммой взыскания или с самим фактом взыскания;
- работник согласно своим трудовым обязанностям не может выступать в качестве материально-ответственного лица.
Недостача при инвентаризации: проводки
Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.
Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:
Основные проводки при списании недостачи:
| Списание | Проводки | |
| Д | К | |
| По ТМЦ | 94 | 10 |
| По основным средствам | 94 | 01 |
| По готовой продукции | 94 | 41 (43) |
| По естественной убыли | 20 (25,44) | 94 |
| За счет виновных лиц | 73 | 94 |
| На прочие расходы | 91.2 | 94 |
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Что дает нам проведение инвентаризации с аналитическими отчетами и событийным видеонаблюдением?
Проводя инвентаризации по группам, предприятие исправляет учетные данные по фактическим данным, при этом решая не только указанную проблему, а и несколько смежных.
При анализе небольших промежутков времени между инвентаризациями всегда легче произвести анализ, есть возможность поднять видеозаписи, приходные документы, а также проанализировать действия кассиров на кассе.
Инвентаризация показывает расхождения между учетными и фактическими данными, тем самым формируется список позиций, по которым требуется произвести анализ.
Анализ итогов инвентаризации отображает остатки предыдущей ревизии, количество сторнированных позиций, количество отмен чеков, количество приходов за период, количество продаж и других расходов, а также другие важные показатели.
Все этапы учета ТМЦ и “опасные” операции на кассовом узле выведены в один отчет, что позволяет проанализировать, на каком этапе учета ТМЦ возникла проблема. Например, если по товару выявлена недостача и в программе зафиксировано большое количество сторно и отмен чеков, то необходимо проверить, а действительно ли покупатели отказывались от товара и в этом нам помогает событийное видеонаблюдение.
В программе устанавливаются день, требуемая операция (например, сторно) и программа сразу находит момент времени, который необходимо просмотреть.
Возмещение Недостачи В Бюджетном Учреждении В 2022 Году
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете организации государственного сектора стоимость материальных запасов, выявленных в результате недостачи, относится в дебет счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами». Выбытие объектов основных средств при выявленной недостаче отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 104 00 000 «Амортизация», счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства». Вместе с тем, если объект учитывался на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации», его выбытие в результате недостачи отражается путем уменьшения данного забалансового счета.
Одновременно суммы выявленного ущерба по материальным запасам и основным средствам отражаются в рамках приносящей доход деятельности по дебету счетов 0 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальных запасов» и 0 209 71 000 «Расчеты по ущербу основным средствам» соответственно.
Профильной комиссии учреждения необходимо обосновать решение об определении восстановительной (текущей оценочной) стоимости материальных ценностей.
Возврат дебиторской задолженности прошлых лет в бюджетном учреждении 2022 год
В соответствии с п. 44.1 Инструкции № 33н в разд. 4 «Сведения о возвратах остатков субсидий и расходов прошлых лет» отражаются суммы поступлений (выбытий), поступивших в погашение дебиторской задолженности прошлых лет (восстановление кассовых расходов прошлых лет).
Если учреждение обслуживается в финоргане субъекта РФ (муниципального образования), порядок отражения операций при возврате дебиторки прошлых лет устанавливает соответствующий финансовый орган (ч. 3 ст. 30 Закона от 08.05.2022 № 83-ФЗ). Например, в Самарской области возврат дебиторской задолженности прошлых лет отражается как восстановление кассовых расходов с отражением по тем же КБК, по которым ранее был расход (п. 5.6 Порядка, утв. приказом Министерства управления финансами Самарской области от 13.12.2022 № 12-21/98).
Оприходованы основные средства как излишки косгу
Хорошо знакомые бухгалтерам государственного сектора инструкции по бюджетному (бухгалтерскому) учету вновь претерпели изменения. И это вполне логично: с 1 января 2021 года вступили в силу 5 очередных федеральных стандартов, и изменился порядок применения статей (подстатей) КОСГУ. Этими актами и были приведены в соответствие бюджетные (бухгалтерские) инструкции.
Материальная ответственность работника исключается в случаях нанесения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Обращаем внимание читателей на тот факт, что если хищение квалифицировано правоохранительными органами с применением подложных документов, то использование счета 209 00 000 «Расчеты по недостачам» представляется неоправданным.
Инвентаризация активов и обязательств перед годовой отчетностью — обязательное мероприятие в организациях бюджетной сферы. Ее проводят в порядке, который установили в рамках формирования учетной политики каждого субъекта. Это может быть как раздел учетной политики, так и отдельный документ, утвержденный руководителем учреждения.
Правило 4. Провести инструктаж комиссии и ответственных лиц
В то же время трудовое законодательство прямо предусматривает, что с виновника недостачи взыскивается причиненный им ущерб, сумма которого равна рыночной цене утраченного имущества. В данной ситуации бухгалтеру следует списать недостачу и отразить средства, причитающиеся к получению с виновного работника, в составе текущих доходов учреждения. Поскольку деньги дает страховая компания, то это не средства субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания. Это собственные доходы учреждения, как указано в пункте 21 Инструкции № 157н. Следовательно, поступление страховки следует отражать по коду финансового обеспечения «2».
В данной статье рассмотрены примеры отражения недостачи материальных ценностей и финансовых активов, числящихся в бюджетном учете как средства, полученные из бюджета.
Читайте про восемь основных правил, которые помогут упростить и систематизировать процесс инвентаризации в условиях пандемии.
В следующем году, после ослабления ограничительных мер по борьбе с распространением инфекции Covid-19, провести внеплановую инвентаризацию имущества.
Бухгалтерский учет в таких организациях ведется на основе особого плана счетов для бюджетных учреждений со своими проводками, который утвержден Приказом № 174н МФ РФ от 16.12.2021 г. Во всех бюджетных учреждениях основные средства, согласно Инструкции № 25н, учитываются на счете № 010100000 — Основные средства.
Размер ущерба определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба (сумма денежных средств, которая необходима для восстановления активов). Далее задолженность по ущербу должна учитываться на балансовых счетах бухгалтерского учета с момента возникновения и до полного погашения.
Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации
Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?
Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.
Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?
В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».
Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?
Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.
Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?
Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.
Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?
Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.
Взыскание с виновных лиц
После того как все будет правильно задокументировано, руководитель передает документы в бухгалтерию.
Решение вопроса о взыскании денег с сотрудника регулируется статьей 248 ТК РФ. Взыскать положенную сумму возможно по заявлению работника, который на основании приказа о возврате недостающего в письменной форме сам просит осуществить вычет из его зарплаты (или просто вносит средства на указанный счет).
Если же работник возражает против удержания с зарплаты, то тогда возможно произвести взыскание на основании решения суда. При таком варианте по исполнительному листу будут вычитывать до 50 процентов от общей суммы его дохода.
Если по решению суда работник откажется платить и при этом уволится (отказать в этом праве работодатель все равно не имеет права), то тогда удержания на основании исполнительного листа могут производиться с других видов его дохода.
Также могут и посадить, если ущерб причинен в особо крупных размерах и будет доказан факт хищения.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.